Как устроено профессиональное архивохранилище?

Каждый руководитель должен решить для себя вопрос, где именно он хранит архив своей компании. Некоторые останавливаются на специально оборудованном помещении в своем офисе, но все больше людей предпочитают отправлять бумаги на внеофисное хранение.

Такое решение часто полностью оправдано и несет в себе несколько плюсов:

• идеальная сохранность документов;
• идеальный порядок в бумагах;
• экономия места в офисе — вы можете переставать арендовать данное помещение или более вольготно рассадить персонал;
• отсутствие волнений и забот о том, как обеспечить сохранность архива.

Особенности профессиональных хранилищ

Профессиональные архивохранилища — это места, которые гарантируют надежную защиту всех содержащихся в бумагах сведений и их физическую сохранность. Именно поэтому таким организациям часто доверяют архивное хранение конфиденциальных документов. Помещение, предназначенное для подобных услуг, должно быть оборудовано:

• пожарной сигнализацией и современной системой пожаротушения, подходящей для обработки бумаг — так как огонь по-прежнему остается одним из главных врагов архивов;
• охранной сигнализацией и другими способами защиты данных, например, многие архивы используют системы кодификации информации на папках и коробах, чтобы никто не мог получить доступ к сведениям;
• системой климат-контроля, которая отвечает за регулирование температуры воздуха, его влажности, уровня освещенности, чистоты воздуха и т.д., все это необходимо для того, чтобы продлить физическую жизнь документов;
• правильно подобранный инвентарь — папки и короба соответствующего размера, которые защищают документы от света, пыли и других негативных факторов, металлическая мебель, не подверженная воздействию насекомых, плесени и других микроорганизмов, непривлекательная для грызунов;
• налаженная система работы с документами — при необходимости вам должен быть обеспечен доступ к любым вашим бумагам, для этого создают специальный списки людей, кто может получить документы, а также оборудуют помещения, в которых можно поработать с ними прямо на месте.

Недостатки профессиональных хранилищ

Все перечисленное выше — несомненные плюсы профессионального внеофисного хранения. Естественно, у руководителей бизнеса возникает вопрос, есть ли у такой услуги недостатки?

Единственный минус — то, что эта услуга платная. Но радостная новость заключается в том, что стоит это совсем немного: хранение одного короба с документами в хранилище компании ПГА стоит от 20 рублей в месяц.